Hồ sơ nhân sự
Quản lý danh sách nhân viên, hồ sơ cá nhân, hợp đồng, phòng ban, vị trí công việc, tiếp nhận, đánh giá và nghỉ việc.
Nhóm Hồ sơ nhân sự (nhãn Nhân sự trên cột dịch vụ) là nơi lưu thông tin gốc của mỗi nhân viên. Công ty, phòng ban và vị trí trên hồ sơ còn được dùng để tính phạm vi dữ liệu và quyền của người đó, nên cần nhập đầy đủ và chính xác.
#Xem danh sách nhân viên
- Mở .
- Dùng bộ lọc Công ty, Giới tính, Nơi làm việc, Phòng ban, Vị trí, Trạng thái để thu hẹp danh sách. Bộ lọc được giữ lại khi bạn mở hồ sơ rồi quay lại.
- Chuyển giữa dạng bảng và dạng thẻ bằng nút chọn kiểu xem.
- Bấm Xuất sang excel để tải danh sách đang lọc.
Danh sách có các cột Họ và tên, Mã NV, Email, Công ty, Nơi làm việc, Phòng ban, Giới tính, Chức vụ / Vị trí, Trạng thái.
Trạng thái làm việc gồm: Đang làm việc, Thử việc, Nghỉ thai sản, Dừng hoạt động.
Nhân viên chỉ thấy hồ sơ của mình
Nếu tài khoản chỉ có quyền xem hồ sơ của bản thân, mục này mở thẳng trang Hồ sơ của tôi thay cho danh sách.
#Thêm nhân viên mới
- Tại , bấm Thêm mới.
- Nhập các trường bắt buộc: Họ và tên, Số điện thoại, Giới tính, Ngày sinh, Email.
- Mã nhân viên có thể để trống: hệ thống tự tạo mã.
- Chọn Công ty, Nơi làm việc, Phòng ban và Chức vụ / Vị trí. Phòng ban là bắt buộc.
- Khi công ty đã bật phân quyền theo tổ chức, chọn thêm Phòng chính. Khối Thay đổi quyền cho biết phần quyền nào áp ngay, phần nào chờ duyệt.
- Bấm lưu.
Email cá nhân
Trường Email cá nhân được dùng để nhận mã xác thực khi nhân viên quên mật khẩu. Hãy nhập đúng email mà nhân viên đang dùng. Xem Bảo mật tài khoản.
#Xem và sửa hồ sơ một nhân viên
Bấm Xem chi tiết ở dòng nhân viên. Trang hồ sơ có các tab:
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| Hồ sơ nhân viên | Thông tin cá nhân, liên hệ, công việc, ảnh CCCD / CMND (mặt trước, mặt sau) |
| Hợp đồng | Các hợp đồng của nhân viên |
| Người phụ thuộc | Người phụ thuộc dùng cho giảm trừ thuế TNCN. Nút Thêm người phụ thuộc |
| Dự án | Dự án nhân viên tham gia |
| Phiếu lương | Phiếu lương các tháng |
| Đính kèm tệp | Tài liệu đính kèm |
| Tài sản | Tài sản đang giao cho nhân viên |
Các nút thao tác: Chỉnh sửa, Cập nhật ảnh, Xóa tài khoản này. Ở danh sách, menu dòng còn có Chỉnh sửa tài khoản, Dừng hoạt động / Hoạt động trở lại.
Dừng hoạt động và nghỉ việc
Khi một tài khoản bị dừng hoạt động hoặc nhân viên nghỉ việc, người đó không đăng nhập được nữa và mất toàn bộ quyền. Xem Nhân viên nghỉ việc.
#Hợp đồng
- Mở .
- Lọc theo trạng thái, loại hợp đồng, nhân viên hoặc phòng ban.
- Cột Lương HĐ được ẩn mặc định. Bấm Hiện lương ở từng dòng hoặc Hiện lương tất cả nếu bạn có quyền xem.
Trạng thái hợp đồng: Nháp, Có hiệu lực, Sắp hết hạn, Đã hết hạn, Đã chấm dứt. Hợp đồng có thể được ký số; thiết lập chữ ký số nằm ở .
#Phòng ban
Mở . Bạn xem ở dạng Danh sách (cột Tên phòng ban, Công ty, Đơn vị cha, Quản lý) hoặc Sơ đồ phòng ban (có nút Thu nhỏ, Đặt lại, Phóng to).
Bấm vào một phòng để mở trang chi tiết với các tab Thông tin, Thành viên, Quyền & phạm vi, Lịch sử:
- Thành viên chia thành Phòng chính, Kiêm nhiệm và Thành viên cũ — không mang quyền. Thao tác: Đặt làm phòng chính, Gỡ.
- Quyền & phạm vi cho biết gói quản lý, gói nền của công ty và bảng Ai xem được dữ liệu phòng này. Xem Phân quyền.
Trưởng phòng
Người được đặt làm Quản lý của phòng là người duyệt mặc định khi quy trình phê duyệt chọn “Trưởng phòng / Trưởng bộ phận”. Xem Duyệt đơn.
#Vị trí công việc
Mở . Danh sách có các cột Tên vị trí, Mã vị trí công việc, Công ty, Phòng ban. Khi bật phân quyền theo tổ chức, danh sách có thêm Gói quyền, Phạm vi, Độ nhạy, Người giữ và nút Quyền & phạm vi. Trang chi tiết vị trí có các tab Thông tin, Quyền & phạm vi, Người giữ, Lịch sử.
#Người phụ thuộc
Mở để xem toàn bộ người phụ thuộc. Trạng thái: Đang giảm trừ, Hết hiệu lực, Chờ duyệt.
#Tiếp nhận nhân viên
Mở . Mỗi nhân viên mới có một Checklist tiếp nhận và cột Tiến độ. Danh mục công việc trong checklist được thiết lập tại .
#Đánh giá
Mở . Tạo phiếu bằng Thêm phiếu đánh giá thử việc hoặc Thêm phiếu đánh giá chính thức. Mẫu phiếu được thiết lập tại .
Trạng thái phiếu: Chưa đánh giá, Đang chờ đánh giá, Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối, Quá hạn.
#Quy trình nghỉ việc
- Mở (trang Thủ tục nghỉ việc).
- Bấm Thêm thủ tục nghỉ việc, chọn nhân viên và nhập Ngày xin nghỉ việc. Người phụ trách các bước bàn giao nhận thông báo.
- Mở thủ tục để xem danh mục Quy trình nghỉ việc. Từng người phụ trách đánh dấu hoàn thành phần việc của mình; cột Tiến độ tăng dần.
- Khi tiến độ đạt 100%, người có quyền sửa bấm Đồng ý nghỉ việc.
Trạng thái thủ tục: Đang xử lý, Đã duyệt, Từ chối. Các bước bàn giao được thiết lập tại .
Đồng ý nghỉ việc có hiệu lực ngay
Ngay khi bấm Đồng ý nghỉ việc, tài khoản của nhân viên bị khoá, mọi phiên đăng nhập bị đăng xuất và toàn bộ quyền bị thu hồi. Chỉ bấm khi đã bàn giao xong. Xem Nhân viên nghỉ việc.
#Tổng quan
hiển thị các thẻ thống kê: tỷ lệ nhân sự theo nơi làm việc và theo công ty, tình trạng nhân sự, tỷ lệ biến động nhân sự, hợp đồng hết hạn hoặc cần gia hạn, sinh nhật trong tháng.
#Quy định và hỏi đáp
là nơi công ty đăng quy định nội bộ và câu hỏi thường gặp dưới dạng bảng Kanban, kèm bình luận.