Nhân viên nghỉ việc
Điều gì xảy ra với tài khoản, quyền truy cập và dữ liệu khi một nhân viên nghỉ việc hoặc bị dừng hoạt động, và khi đi làm lại.
#Mất quyền truy cập ngay lập tức
Khi một nhân viên chuyển sang nghỉ việc, hệ thống thu hồi toàn bộ quyền ngay, không chờ duyệt:
- Tài khoản bị khoá, không đăng nhập được trên web và ứng dụng di động.
- Mọi phiên đăng nhập trên mọi thiết bị bị chấm dứt ở thao tác tiếp theo, kể cả phiên còn hạn.
- Mọi nguồn quyền đều bị bỏ qua: gói quyền theo vị trí, giao thêm, quyền cũ và cả quyền quản trị viên.
- Người đã nghỉ việc không còn nhận thông báo và không còn xem được danh bạ trên ứng dụng.
Khi cố đăng nhập, người đó thấy thông báo “Tài khoản đã nghỉ việc hoặc bị khoá — mọi quyền đã bị thu hồi”.
#Những thao tác dẫn tới nghỉ việc
| Thao tác | Ở đâu |
|---|---|
| Bấm Đồng ý nghỉ việc trong thủ tục nghỉ việc | |
| Chọn Dừng hoạt động cho tài khoản, hoặc đổi tình trạng làm việc sang nghỉ việc | |
| Xoá hồ sơ nhân viên |
Ngày xin nghỉ việc ghi trên thủ tục chỉ để theo dõi; hệ thống không tự khoá tài khoản khi tới ngày đó. Tài khoản chỉ bị khoá khi một trong các thao tác trên được thực hiện.
Khi nhân viên nghỉ việc hoặc bị xoá, tài khoản email công ty gắn với nhân viên (nếu có) cũng bị khoá hoặc xoá theo.
Ngoại lệ về số quản trị viên
Hệ thống luôn giữ tối thiểu hai quản trị viên. Riêng trường hợp quản trị viên nghỉ việc, quy tắc này được miễn để không chặn việc thu hồi quyền; quản trị viên còn lại nhận cảnh báo để bổ sung.
#Dữ liệu được giữ lại
Thu hồi quyền không xoá dữ liệu. Hồ sơ, hợp đồng, bảng công, phiếu lương và lịch sử của nhân viên vẫn được lưu để phục vụ quyết toán, bảo hiểm, thuế và tra cứu sau này. Thời gian lưu giữ theo quy định của công ty và pháp luật.
#Trước khi đồng ý nghỉ việc
Vì quyền bị thu hồi ngay, bộ phận nhân sự nên:
- Hoàn tất các bước bàn giao trong thủ tục nghỉ việc (tiến độ đạt 100%).
- Nhắc nhân viên xác nhận phiếu lương và gửi các yêu cầu sửa giờ công còn thiếu.
- Xử lý các đơn của nhân viên đang chờ duyệt, và các đơn mà nhân viên đó đang là người duyệt.
- Kiểm tra quy trình phê duyệt có đang chỉ định nhân viên này làm người duyệt cố định hay không, và thay người.
#Đi làm lại
Nhân viên quay lại làm việc không tự có lại quyền cũ. Bộ phận nhân sự mở lại tài khoản qua bước Hoạt động trở lại. Khi công ty áp dụng phân quyền theo tổ chức:
- phần quyền thường theo vị trí và gói nền của công ty có ngay;
- phần quyền nhạy cảm phải được duyệt lại, vì lần duyệt cũ đã đóng khi nhân viên nghỉ.