Duyệt thay đổi quyền (nguyên tắc hai người)
Thay đổi quyền nào áp dụng ngay, thay đổi nào phải chờ một quản trị viên khác duyệt, ai được gửi và ai được duyệt, vòng đời yêu cầu, nhật ký không sửa được và các kịch bản mẫu.
Mọi thay đổi quyền trong MORA Platform, dù làm từ màn hình nào, đều đi qua một cửa kiểm tra duy nhất. Cửa này tính xem thay đổi làm ai được thêm hay bớt quyền gì, rồi quyết định áp dụng ngay hay chờ duyệt. Nguyên tắc chung: người cấp thêm quyền không tự xác nhận được việc cấp đó; cần một quản trị viên khác.
#Dành cho BA
| Câu hỏi | Trả lời ngắn |
|---|---|
| Thay đổi nào áp dụng ngay? | Thu hồi, thu hẹp và thay đổi không làm ai có thêm quyền. Cấp thêm do quản trị viên thực hiện (trừ lớp quản trị) |
| Thay đổi nào chờ duyệt? | Cấp thêm do người không phải quản trị viên thực hiện (ví dụ bộ phận nhân sự), và mọi thay đổi lớp quản trị, kể cả do quản trị viên thực hiện |
| Ai được gửi? | Người có quyền trên màn hình tương ứng: sửa vai trò, sửa vị trí công việc, sửa hồ sơ nhân sự, cấu hình phân quyền theo tổ chức |
| Ai được duyệt? | Một quản trị viên khác: không phải người gửi, không phải người được cấp, không nằm trong danh sách người bị ảnh hưởng, không đang đăng nhập thay người khác |
| Chờ bao lâu? | Mặc định 7 ngày, quá hạn thì chuyển Quá hạn duyệt và không còn hiệu lực |
| Có quyền tạm không? | Có: chọn Thời hạn (từ 1 giờ, tối đa mặc định 180 ngày), hết hạn tự thu hồi. Giao thêm luôn có hạn (mặc định 90, tối đa 366 ngày) |
| Đổi quản lý, đổi phòng của nhân viên có cần duyệt? | Hôm nay (Chạy song song): áp dụng ngay. Ở chế độ Theo tổ chức: áp dụng ngay và báo quản trị viên, trừ vài trường hợp chờ duyệt |
| Làm sao biết ai đã làm gì? | : ghi mọi thay đổi, không sửa và không xoá được, có nút Kiểm tra toàn vẹn |
Áp dụng ở mọi chế độ
Nguyên tắc hai người đã chạy cho mọi thay đổi quyền, kể cả khi hệ thống đang ở chế độ Chạy song song. Khác biệt duy nhất: ở Chạy song song, các thay đổi thuộc mô hình mới (gói theo vị trí, gói nền, gói quản lý, giao thêm) được duyệt và ghi nhận nhưng chưa làm đổi quyền thực tế. Xem Ba chế độ vận hành.
#Hệ thống phân loại thay đổi
Hệ thống phân loại theo tác động thật lên từng người, không theo tên nút bấm. Ví dụ: gỡ một quyền “giới hạn” khỏi vai trò nghe như thu hẹp, nhưng làm người giữ vai trò thấy rộng hơn, nên được tính là cấp thêm.
| Loại (nhãn trên màn hình) | Khi nào | Áp dụng |
|---|---|---|
| Cấp thêm | Có ít nhất một người được thêm quyền, hoặc được thấy dữ liệu rộng hơn (Mở rộng) | Quản trị viên: ngay. Người khác: chờ duyệt |
| Thu hồi | Không ai được thêm, có người bị bớt quyền | Ngay, với mọi người thực hiện |
| Thay đổi khác | Không ai được thêm hay bớt quyền | Ngay |
| Lớp quản trị | Xem mục dưới | Luôn chờ một quản trị viên khác duyệt |
Khi lưu, hộp thoại Xác nhận thay đổi quyền chia nội dung thành hai phần Áp dụng ngay (n) và Cần quản trị viên duyệt (n), kèm dòng nhắc: “Cấp thêm quyền cần một quản trị viên khác duyệt; thu hồi quyền áp dụng ngay. Mọi thay đổi đều được ghi nhật ký.” Một lần lưu có cả hai loại thì phần thu hồi áp dụng trước, phần cấp thêm thành yêu cầu (nút Lưu & gửi duyệt).
Đổi vai trò có thể làm mất quyền tạm thời
Khi một thay đổi vừa bỏ quyền cũ vừa thêm quyền mới, phần bỏ áp dụng ngay còn phần thêm phải chờ duyệt. Hộp thoại cảnh báo: “Người dùng sẽ mất ngay các quyền bị bỏ và chỉ nhận quyền mới sau khi được duyệt.”
#Luôn cần quản trị viên khác duyệt
Các thay đổi lớp quản trị luôn thành yêu cầu chờ duyệt, kể cả khi người thực hiện là quản trị viên. Người không phải quản trị viên không đề xuất được các thay đổi này (thông báo “Chỉ quản trị viên mới được đề xuất cấp quyền quản trị”), trừ trường hợp xếp người vào một vị trí có gói quản trị: hồ sơ vẫn lưu, phần quản trị chờ duyệt.
- Cấp quyền quản trị viên (Cấp QUYỀN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG), đặt tài khoản hệ thống, cấp quyền quản trị CRM.
- Thêm chức năng quản trị vào một vai trò hoặc gói, hoặc gắn vai trò có chức năng quản trị vào vị trí. Chức năng quản trị gồm: tạo, sửa, xoá vai trò; sửa tài khoản; cấu hình phân quyền theo tổ chức và danh mục chức năng; cài đặt và kết nối kế toán; gán tài khoản CRM; đồng bộ dữ liệu.
- Gắn, đổi mức hoặc giao thêm một gói lớp quản trị, kể cả gói gần như toàn quyền đặt ở mức Toàn tập đoàn.
- Duyệt phần nhạy cảm có chứa chức năng quản trị.
- Chấp nhận một trường hợp thu hẹp có chủ đích khi chuyển đổi.
- Mọi cài đặt phân quyền: chế độ phân quyền theo tổ chức, hạn giao thêm, ngưỡng xác nhận hàng loạt, cửa sổ cảnh báo, chế độ duyệt, số ngày chờ duyệt, số ngày cấp tạm tối đa…
Với thay đổi lớp quản trị, Lý do là bắt buộc (ít nhất 10 ký tự).
Cài đặt phân quyền chỉ đổi qua yêu cầu duyệt
Các cài đặt phân quyền không sửa được từ màn hình cài đặt chung (thông báo “Cài đặt phân quyền chỉ đổi được qua yêu cầu duyệt”). Cơ sở dữ liệu cũng chặn mọi lần ghi không đi qua luồng duyệt. Đổi tại .
Gỡ quyền quản trị viên là thu hồi, nên áp dụng ngay, nhưng hệ thống từ chối nếu sau đó còn dưới 2 quản trị viên đang hoạt động (“Hệ thống phải còn ít nhất 2 quản trị viên đang hoạt động”).
#Ai được gửi thay đổi
| Thay đổi | Màn hình | Cần quyền |
|---|---|---|
| Sửa vai trò, gói quyền | Sửa vai trò | |
| Sửa quyền một người (cách cũ) | hoặc tab Quyền cũ (chuyển tiếp) | Sửa vai trò (tab Quyền cũ chỉ quản trị viên thấy) |
| Gắn gói vào vị trí | › Quyền & phạm vi | Sửa vị trí công việc, hoặc cấu hình cài đặt hồ sơ nhân sự, hoặc cấu hình phân quyền theo tổ chức |
| Gói nền, gói quản lý | Như dòng trên | |
| Giao thêm | › Giao thêm | Sửa hồ sơ nhân sự (người được giao phải nằm trong phạm vi của bạn), hoặc cấu hình phân quyền theo tổ chức |
| Đổi phòng, vị trí, công ty, cơ sở, quản lý | Biểu mẫu sửa nhân viên, khối Thay đổi quyền | Sửa hồ sơ nhân sự |
| Cài đặt phân quyền, đổi chế độ | Cài đặt › Phân quyền | Quản trị viên |
#Giới hạn với người không phải quản trị viên
- Không vượt quyền của chính mình: chỉ đề xuất được quyền mà bản thân đang có (thông báo “Bạn không thể cấp quyền mà chính bạn không có: …”).
- Không tự cấp: không cấp thêm quyền cho chính mình qua bất kỳ đường nào, kể cả tự gán vai trò hay tự đổi công ty, cơ sở, vị trí, trạng thái làm việc, chức danh của mình.
- Không tự đặt mình làm quản lý, trưởng phòng, người duyệt, hay đưa người khác vào phòng do mình làm trưởng.
- Không tự sửa phạm vi kế toán, phạm vi tài sản, công ty, cơ sở, vị trí, quản lý, phòng chính của chính mình, kể cả khi chỉ thu hẹp.
- Khi một người đang có quyền tạm thời ở một phần nào đó, chỉ quản trị viên được đổi phần đó cho tới khi hết hạn.
- Tối đa 20 yêu cầu đang chờ cho mỗi người gửi và 5 yêu cầu đang chờ cho mỗi đối tượng.
- Không gửi được khi đang đăng nhập thay người khác.
#Ai được duyệt
Điều kiện để duyệt
Người duyệt phải là quản trị viên đang làm việc, đăng nhập bằng phiên của chính mình, không phải tài khoản hệ thống, và:
- không phải người gửi yêu cầu (“Bạn là người gửi yêu cầu này nên không thể tự duyệt.”);
- không phải người được cấp quyền (“Yêu cầu cấp quyền cho chính bạn — cần quản trị viên khác duyệt.”);
- không nằm trong danh sách người bị ảnh hưởng (“Bạn nằm trong danh sách được cấp quyền — cần quản trị viên khác duyệt.”);
- không đang đăng nhập thay người khác.
Quy tắc này được kiểm cả ở giao diện, ở máy chủ và ở cơ sở dữ liệu.
Khi duyệt, hệ thống kiểm lại:
- Dữ liệu còn khớp không. Quyền của đối tượng đổi từ lúc gửi thì nội dung được tính lại theo hiện trạng và hiện ghi chú; phần quyền đã có sẵn được bỏ qua. Không còn gì để áp dụng thì yêu cầu chuyển Đã được thay thế.
- Người gửi còn hợp lệ không. Người gửi đã nghỉ việc, bị khoá, mất quyền phân quyền hoặc nay vượt quyền của mình thì yêu cầu chuyển Không còn hợp lệ.
- Có cần xác nhận rõ không. Yêu cầu cấp quyền quản trị, vượt quyền người gửi hoặc ảnh hưởng từ 10 người trở lên thì người duyệt phải tích Tôi đã kiểm tra nội dung và lý do của yêu cầu.
- Thời hạn. Người duyệt được rút ngắn hoặc đặt thêm thời hạn, nhưng không được kéo dài so với đề nghị.
#Vòng đời một yêu cầu
| Trạng thái | Ý nghĩa | Ai làm gì tiếp |
|---|---|---|
| Chờ duyệt | Mã dạng PQ-000123, có Hạn chờ duyệt | Người gửi: Hủy yêu cầu, Sửa lý do / thời hạn. Quản trị viên khác: Duyệt…, Từ chối |
| Đã duyệt | Đã áp dụng | Nếu có thời hạn: tự thu hồi khi hết hạn. Quản trị viên: Thu hồi ngay (ghi lý do) |
| Từ chối | Kết thúc, có ghi chú lý do | Người gửi gửi yêu cầu mới nếu cần. Người gửi không tự từ chối được mà dùng Hủy yêu cầu |
| Đã hủy | Người gửi đã hủy | Kết thúc |
| Quá hạn duyệt | Không ai duyệt trong hạn | Kết thúc; gửi lại nếu còn cần |
| Không còn hợp lệ | Đối tượng hoặc vai trò đã bị xoá, người gửi nghỉ việc, mất quyền, tự cấp, vượt quyền | Kết thúc |
| Đã được thay thế | Quyền đã có sẵn, không còn gì để áp dụng | Kết thúc |
Với yêu cầu đã duyệt có thời hạn, phần quyền tạm có trạng thái riêng: Đang hiệu lực, Đã tự thu hồi (hết hạn), Đã thu hồi sớm (bấm Thu hồi ngay). Khi tự thu hồi, hệ thống chỉ gỡ đúng phần đã cấp theo yêu cầu đó; phần nào gỡ đi sẽ làm ai đó thấy rộng hơn thì được bỏ qua và quản trị viên được báo.
#Thay đổi tổ chức trên hồ sơ nhân sự
Đổi Quản lý, phòng ban, Phòng chính, vị trí, công ty hay cơ sở của một nhân viên cũng làm quyền thay đổi: của chính nhân viên đó, và của những người xem được nhân viên đó (ví dụ quản lý mới). Biểu mẫu sửa nhân viên hiện khối Thay đổi quyền với ba cột Áp ngay, Chờ duyệt, Thu hồi để người nhập biết trước.
| Tình huống | Chế độ Cũ, Chạy song song (hiện nay) | Chế độ Theo tổ chức |
|---|---|---|
| Đổi Quản lý, công ty, cơ sở, vị trí của nhân viên thường | Áp dụng ngay | Áp dụng ngay. Nếu có người xem mới được hồ sơ, quản trị viên nhận thông báo “Người xem hồ sơ mới” (gom theo giờ) |
| Đổi Phòng chính | Đi qua bước kiểm tra thay đổi quyền | Như dòng trên |
| Người xem mới có thêm quyền lương, kế toán hoặc quản trị | Không áp dụng | Chờ duyệt |
| Nhân viên là nhân sự được bảo vệ, người sửa không phải quản trị viên | Áp dụng ngay | Mọi trường tổ chức đổi đều chờ duyệt |
| Đổi làm một người thành người xem mới của nhân sự được bảo vệ | Áp dụng ngay | Chờ duyệt |
| Phần nhạy cảm của gói theo vị trí mới | Cũ: không có. Chạy song song: tạo yêu cầu duyệt, chỉ có tác dụng với cách tính mới | Chờ duyệt cho từng người |
| Người sửa không phải quản trị viên xếp người khác vào chỗ làm họ có quyền vượt quyền của người sửa | Không chặn (Chạy song song chỉ ghi lại để đo) | Bị chặn |
Quản trị viên còn nhận cảnh báo khi một người vừa được đưa vào một phòng, cơ sở hay công ty rồi bị đưa ra trong vòng 72 giờ, hoặc vừa nhận một quyền nhạy cảm rồi mất nó trong 72 giờ. Hai cảnh báo này nhằm phát hiện việc “cấp tạm rồi rút” để xem dữ liệu.
Khi nhân viên nghỉ việc, hệ thống tự đóng mọi phần nhạy cảm đã duyệt và kết thúc mọi giao thêm của họ, không cần ai duyệt.
#Nhật ký phân quyền
Mọi thay đổi quyền đều được ghi: thay đổi áp dụng ngay, yêu cầu và quyết định duyệt, quyền tạm hết hạn, thu hồi sớm, sự kiện nhân sự (Sự kiện nhân sự (tự áp quyền theo tổ chức)), thay đổi người xem hồ sơ, thay đổi cài đặt, và cả những lần bị chặn.
Nhật ký không sửa, không xoá được
- Mỗi dòng nhật ký mang một mã kiểm tra tính từ nội dung của nó và mã của dòng ngay trước, giống các mắt xích nối nhau. Sửa hoặc xoá một dòng bất kỳ sẽ làm đứt chuỗi từ dòng đó trở đi.
- Cơ sở dữ liệu chặn mọi lệnh sửa, xoá nhật ký, kể cả với quản trị viên. Yêu cầu đã quyết định cũng không sửa được nội dung.
- Nút Kiểm tra toàn vẹn tính lại toàn bộ chuỗi: kết quả “Nhật ký toàn vẹn — đã kiểm tra n bản ghi” hoặc “Nhật ký bị sai lệch từ bản ghi #… — báo ngay cho quản trị hệ thống”.
- Mỗi sáng quản trị viên nhận email ghi mốc cuối của chuỗi để đối chiếu về sau.
Cách tra cứu: Yêu cầu thay đổi quyền và nhật ký.
#Thông báo
| Sự kiện | Ai nhận | Nội dung (ví dụ) |
|---|---|---|
| Gửi yêu cầu | Các quản trị viên đủ điều kiện duyệt | “… gửi yêu cầu phân quyền PQ-… cho … — cần duyệt” |
| Thay đổi được áp dụng ngay (do quản trị viên thực hiện, hoặc có phần thu hồi) | Các quản trị viên khác | “… đã thay đổi quyền của … (+n / −m)” |
| Được duyệt | Người gửi; người được cấp | “Yêu cầu phân quyền PQ-… cho … đã được … duyệt”; “Bạn vừa được cấp thêm quyền PQ-…” |
| Bị từ chối | Người gửi | “Yêu cầu phân quyền PQ-… cho … bị từ chối” |
| Người gửi hủy | Quản trị viên | “… đã hủy yêu cầu phân quyền PQ-…” |
| Quá hạn duyệt | Người gửi | “Yêu cầu phân quyền PQ-… cho … đã quá hạn duyệt” |
| Không còn hợp lệ | Người gửi và quản trị viên | “Yêu cầu phân quyền PQ-… cho … không còn hợp lệ” |
| Quyền tạm hết hạn | Người gửi, người duyệt, người được cấp | “Quyền tạm thời theo yêu cầu PQ-… của … đã hết hạn và được thu hồi tự động” |
| Cấp quyền quản trị, cảnh báo | Quản trị viên (kèm email) | “Cảnh báo phân quyền cần quản trị viên kiểm tra” |
Ngoài ra, mục có huy hiệu số yêu cầu đang chờ, và gửi bản tóm tắt cho quản trị viên mỗi sáng.
#Kịch bản mẫu
#1. Nhân sự đề xuất cho một quản lý xem bảng lương của một cơ sở
Bối cảnh: chế độ Theo tổ chức. Bộ phận nhân sự (không phải quản trị viên) cần một quản lý xem bảng lương cơ sở X trong 30 ngày để đối chiếu.
- Nhân sự mở , chọn quản lý, tab Giao thêm, bấm Giao thêm.
- Chọn Gói có quyền xem bảng lương, Tại (công ty / phòng / cơ sở) chọn cơ sở X, Từ ngày, Đến ngày (30 ngày), nhập Lý do ít nhất 10 ký tự.
- Hệ thống kiểm: quản lý nằm trong phạm vi của người nhân sự; người nhân sự đang có quyền xem bảng lương ở cơ sở X (nếu không, bị chặn với thông báo “Bạn không thể cấp quyền mà chính bạn không có”); người nhân sự không tự giao cho chính mình.
- Bấm Gửi yêu cầu duyệt. Hệ thống báo “Đã gửi yêu cầu giao thêm PQ-… — chờ duyệt”. Quyền chưa có hiệu lực.
- Các quản trị viên (trừ người gửi và người được giao) nhận thông báo cần duyệt.
- Quản trị viên thứ hai mở , phạm vi Cần tôi duyệt, mở PQ-…, đọc lý do và danh sách người bị ảnh hưởng, bấm Duyệt…, tích ô xác nhận nếu được hỏi, bấm Xác nhận duyệt.
- Giao thêm chuyển Đang hiệu lực; người nhân sự và quản lý nhận thông báo. Quản lý thấy bảng lương cơ sở X, không thấy cơ sở khác.
- Trước ngày hết hạn 7 ngày hệ thống nhắc; tới Đến ngày giao thêm chuyển Đã hết và quyền tự mất. Cần dừng sớm thì bấm Thu hồi (áp dụng ngay).
Ở chế độ Chạy song song (hiện nay)
Các bước trên chạy y hệt, nhưng giao thêm chỉ hiện trong Quyền hiệu lực và Tra cứu quyền, chưa cho quản lý xem bảng lương thật. Muốn cấp quyền thực tế ngay, quản trị viên dùng tab Quyền cũ (chuyển tiếp); thay đổi của quản trị viên áp dụng ngay và các quản trị viên khác được thông báo.
#2. Quản trị viên cấp quyền quản trị cho người khác
- Quản trị viên A bật quyền quản trị cho người B. Hộp thoại xếp mục Cấp QUYỀN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG vào phần Cần quản trị viên duyệt; lý do là bắt buộc.
- Quản trị viên A không tự duyệt được. Quản trị viên C (không phải A, không phải B) duyệt và phải tích ô xác nhận.
- Sau khi duyệt, quản trị viên nhận cảnh báo kèm email về thay đổi lớp quản trị.
#3. Nhân sự thu hẹp gói của một vị trí
Nhân sự hạ mức gói “Nhân sự” của một vị trí từ Công ty xuống Cơ sở. Đây là Thu hồi: hộp thoại xếp vào Áp dụng ngay, bấm Áp dụng ngay, quyền của mọi người giữ vị trí thu hẹp ngay và được ghi nhật ký. Không cần ai duyệt.
#4. Nhân sự đổi quản lý trực tiếp của một nhân viên
Nhân sự đổi trường Quản lý của nhân viên N từ người P sang người Q.
- Hiện nay: áp dụng ngay khi lưu hồ sơ. Đơn chấm công mới của N đi tới Q; đơn đang chờ vẫn ở P. Xem Khi quản lý trực tiếp thay đổi.
- Ở chế độ Theo tổ chức: Q trở thành người xem mới của N qua gói quản lý. Thay đổi áp dụng ngay và quản trị viên nhận thông báo “Người xem hồ sơ mới”. Nếu N là nhân sự được bảo vệ, hoặc gói quản lý cho Q thêm quyền lương, kế toán hay quản trị, thì việc đổi quản lý thành yêu cầu chờ duyệt và hồ sơ vẫn ghi quản lý P cho tới khi được duyệt.
#5. Chuyển chế độ phân quyền
- Quản trị viên A bấm Đổi chế độ trong khối Chế độ phân quyền, chọn Theo tổ chức, nhập lý do.
- Hệ thống kiểm đã đủ 7 ngày chạy song song đạt yêu cầu; nếu chưa, báo “Chưa đủ ngày chạy song song đạt yêu cầu (n/7 ngày)”.
- Quản trị viên B duyệt; hệ thống kiểm lại điều kiện 7 ngày lúc áp dụng.