Khi quản lý trực tiếp thay đổi

Đổi quản lý trực tiếp trên hồ sơ ảnh hưởng thế nào tới người duyệt đơn chấm công - đơn mới, đơn đang chờ, khác biệt khi bật phân quyền theo tổ chức, và việc bộ phận nhân sự cần làm.

Quản lý trực tiếp là người duyệt cấp đầu của nhiều đơn chấm công, và từ 01/11/2026 là cấp bắt buộc phải qua trước C&B. Trang này giải thích điều gì xảy ra khi bộ phận nhân sự đổi quản lý của một nhân viên.

#Dành cho BA

#Người duyệt được chốt lúc tạo đơn

Khi nhân viên gửi đơn, hệ thống:

1. tìm quy trình phê duyệt theo loại đơn và nơi làm việc của nhân viên;
2. với mỗi cấp, tra ra người cụ thể từ hồ sơ tại thời điểm đó: kiểu Quản lý trực tiếp lấy người ở trường Quản lý; kiểu Trưởng phòng lấy trưởng phòng của các phòng nhân viên đang thuộc về; kiểu Nhân viên cụ thể lấy đúng người ghi trong quy trình;
3. ghi danh sách người duyệt vào đơn (với đơn nhiều cấp tạo từ 01/11/2026, ghi cả danh sách từng cấp).

Từ đó, mọi bước duyệt, danh sách Chờ tôi duyệt và nút Duyệt dựa vào danh sách đã ghi. Hệ thống không tra lại hồ sơ khi duyệt, và không có xử lý nào tự cập nhật đơn đang chờ khi hồ sơ thay đổi.

#Theo vị trí và theo người

#Đơn đang chờ: ai còn duyệt được

Quản lý cũ đã nghỉ việc thì mất mọi quyền và không đăng nhập được, nên không duyệt được nữa.

#Xử lý đơn đang chờ

1. Mở HRM›Chấm công›Yêu cầu chờ duyệt, tab Tất cả, lọc Nhân viên là người vừa đổi quản lý và Trạng thái chờ duyệt để thấy các đơn còn treo.
2. Chọn một cách xử lý cho từng đơn:
   • Nhờ quản lý cũ duyệt nếu người đó còn làm việc và vẫn nắm được tình hình.
   • C&B hoặc nhân sự duyệt hộ: áp dụng cho đơn một cấp, đơn tạo đến hết 31/10/2026, hoặc đơn nhiều cấp đã qua cấp quản lý.
   • Gửi lại đơn: nhân viên hủy đơn đang chờ rồi tạo đơn mới; đơn mới tự đi tới quản lý mới. Nếu nhân viên không tự hủy được, người có quyền duyệt hộ Từ chối đơn với lý do “gửi lại cho quản lý mới”. Đây là cách duy nhất cho đơn nhiều cấp đang kẹt ở cấp quản lý.

#Việc bộ phận nhân sự cần làm khi đổi quản lý

1. Cập nhật trường Quản lý trên hồ sơ của từng nhân viên tại HRM›Hồ sơ nhân sự›Hồ sơ nhân sự. Nếu đổi trưởng phòng, cập nhật trưởng phòng tại HRM›Hồ sơ nhân sự›Phòng ban.
2. Kiểm tra quy trình phê duyệt tại HRM›Chấm công›Cài đặt›Quy trình phê duyệt: nếu có cấp kiểu Nhân viên cụ thể ghi tên quản lý cũ, đổi sang người mới hoặc sang kiểu Quản lý trực tiếp.
3. Xử lý đơn đang chờ của các nhân viên liên quan như mục trên.
4. Khi một quản lý nghỉ việc: làm bước 1 cho toàn bộ nhân viên của họ trước khi bấm Đồng ý nghỉ việc, rồi xử lý các đơn họ đang là người duyệt. Xem Nhân viên nghỉ việc.

#Đổi quản lý có cần duyệt không

• Hiện nay (chế độ Chạy song song): đổi trường Quản lý áp dụng ngay khi lưu hồ sơ. Nếu theo cách tính mới việc đổi làm có thêm người xem được hồ sơ và người sửa không phải quản trị viên, quản trị viên nhận thông báo “Người xem hồ sơ mới”.
• Ở chế độ Theo tổ chức: vẫn áp dụng ngay và báo quản trị viên, trừ khi nhân viên là nhân sự được bảo vệ (người sửa không phải quản trị viên), hoặc quản lý mới có thêm quyền lương, kế toán hay quản trị; khi đó việc đổi quản lý thành yêu cầu chờ duyệt. Xem Duyệt thay đổi quyền.
• Người không phải quản trị viên không đặt được chính mình làm quản lý của người khác.

#Ở chế độ Theo tổ chức

Khi quản trị viên bật chế độ phân quyền Theo tổ chức, hai kiểu người duyệt “theo vị trí” được tra theo cách mới. Người duyệt vẫn được chốt lúc tạo đơn, nên mọi điều ở trên về đơn đang chờ vẫn đúng.

Người chưa chọn Phòng chính nhưng chỉ thuộc một phòng thì phòng đó được coi là Phòng chính.

Trong chế độ Chạy song song hiện nay, hệ thống vẫn dùng cách cũ nhưng tính thêm người duyệt theo cách mới và ghi lại các trường hợp khác nhau, để đội vận hành rà soát trước khi bật.

#Xem thêm

• Vòng đời đơn từ và duyệt nhiều cấp
• Duyệt đơn
• Mô hình phân quyền theo tổ chức