Quy tắc quên chấm ra
Khi nào một ca bị ghi “Quên check-out” (QCO), ảnh hưởng tới giờ công và cách khắc phục bằng yêu cầu sửa giờ chấm công.
QCO là viết tắt của “quên check-out”, tức quên chấm ra. Trên màn hình, trạng thái này hiển thị là Quên check-out; trên bảng công xuất ra, ô ngày đó có ký hiệu QCO.
#Khi nào một ca bị ghi Quên check-out
Một ca bị ghi Quên check-out khi có giờ vào nhưng không có giờ ra, và:
- ca đó đã kết thúc trong ngày hôm nay; hoặc
- ngày làm việc đã qua.
Trong lúc ca còn đang diễn ra, ô chỉ hiển thị Đang trong ca.
#Hệ thống tự chốt mỗi đêm
Ngoài việc hiển thị trên bảng chấm công, hệ thống tự chốt trạng thái quên check-out vào khoảng 01:30 sáng mỗi ngày cho ngày hôm trước, theo múi giờ hệ thống của công ty:
- Hệ thống tìm mọi nhân viên có lượt chấm vào trong ngày hôm trước.
- Với từng nhân viên, hệ thống xét từng ca. Ca nào có vào mà không có ra thì được xem là quên check-out.
- Giờ công của ngày được tính lại: chỉ các ca chấm đủ vào và ra mới được tính giờ. Ca quên check-out được tính 0 giờ.
- Ngày đó chuyển sang trạng thái Quên check-out.
Dữ liệu đã sửa tay được giữ nguyên
Nếu giờ công của ngày đã được người có quyền sửa tay (trạng thái Đã chỉnh sửa), lần chốt ban đêm không ghi đè số giờ đó.
Không có tự động chấm ra
Hệ thống không tự động điền giờ ra cho người quên chấm ra. Giờ ra chỉ được bổ sung qua yêu cầu sửa giờ đã duyệt hoặc do người có quyền sửa trực tiếp. Với nơi làm việc dùng máy chấm công khuôn mặt, giờ ra được lấy từ lượt quét mặt hợp lệ; xem phần Chấm công bằng khuôn mặt.
#Ví dụ
| Tình huống | Kết quả |
|---|---|
| Một ca 08:00–17:00, chấm vào 07:55, không chấm ra | Ngày bị ghi Quên check-out, giờ công 0 |
| Hai ca trong ngày; ca sáng chấm đủ, ca chiều chỉ chấm vào | Ca sáng vẫn được tính giờ; ca chiều 0 giờ; ngày ghi Quên check-out |
| Quên chấm ra, nhưng HR đã sửa giờ trước 01:30 | Giữ trạng thái Đã chỉnh sửa và số giờ HR nhập |
| Chấm vào hôm nay, ca chưa kết thúc | Đang trong ca, chưa phải quên check-out |
#Cách khắc phục
Nhân viên gửi yêu cầu sửa giờ chấm công để bổ sung giờ ra:
- Mở , bấm vào ô ngày bị Quên check-out.
- Trong Chi tiết chấm công, bấm Yêu cầu điều chỉnh.
- Nhập Giờ bắt đầu và Giờ kết thúc đúng thực tế, ghi lý do và đính kèm minh chứng nếu có (ảnh hoặc tài liệu, tối đa 5 tệp).
- Gửi yêu cầu. Yêu cầu đi theo quy trình phê duyệt của công ty.
Cũng có thể tạo yêu cầu từ (tab Sửa giờ công).
Khi yêu cầu được duyệt, giờ công của ngày được cập nhật và trạng thái chuyển sang Đã chỉnh sửa. Người duyệt nhìn thấy giờ chấm thực tế ngay dưới giờ xin sửa để đối chiếu.
Nhắc nhở trước khi quên
Quản trị viên có thể bật Cảnh báo quên chấm công tại . Khi bật, nhân viên đã chấm vào mà chưa chấm ra sẽ nhận thông báo sau số phút đã đặt kể từ giờ kết thúc ca. Tương tự cho trường hợp chưa chấm vào sau giờ bắt đầu ca.
#Câu hỏi liên quan
- Quên check-out có bị trừ lương không? Ca quên check-out được tính 0 giờ công cho tới khi yêu cầu sửa giờ được duyệt. Việc có xử lý kỷ luật hay không theo quy định của công ty.
- Thời hạn gửi yêu cầu sửa giờ là bao lâu? Theo quy định của công ty. Nên gửi trước khi bộ phận nhân sự chốt công và tính lương của tháng.