Cách tính công
Cách hệ thống tính giờ công của mỗi ca, quy đổi giờ sang công, và các cột tổng hợp trên bảng công xuất ra.
Hệ thống tính theo hai bước: trước hết tính giờ công của từng ca từ giờ chấm vào và chấm ra, sau đó quy đổi giờ công của cả ngày thành công.
#Bước 1: giờ công của một ca
Mặc định, giờ công được tính trong khung giờ của ca:
- Vào sớm trước giờ bắt đầu ca: chỉ tính từ giờ bắt đầu ca.
- Ra muộn sau giờ kết thúc ca: chỉ tính tới giờ kết thúc ca. Giờ làm sau ca chỉ được tính khi có yêu cầu giờ làm việc bổ sung đã duyệt.
- Vào muộn hoặc ra sớm: tính theo giờ thực tế, và ca được đánh dấu Đến muộn / về sớm.
- Nghỉ trưa không được tính. Nếu chấm ra trong giờ nghỉ trưa, giờ ra được tính về đầu giờ nghỉ trưa; nếu chấm vào trong giờ nghỉ trưa, giờ vào được tính từ cuối giờ nghỉ trưa.
- Giờ công của một ca không vượt quá độ dài chuẩn của ca (giờ kết thúc trừ giờ bắt đầu, trừ nghỉ trưa).
- Ca qua đêm được tính liền mạch sang ngày hôm sau.
Ví dụ. Ca 08:00–17:00, nghỉ trưa 12:00–13:00, độ dài chuẩn 8 giờ.
| Giờ vào | Giờ ra | Giờ công | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| 07:50 | 17:10 | 8 giờ | Đúng giờ |
| 08:20 | 17:00 | 7,67 giờ | Đến muộn / về sớm |
| 08:00 | 12:30 | 4 giờ | Đến muộn / về sớm |
| 07:55 | (không có) | 0 giờ | Quên check-out |
#Bước 2: quy đổi giờ sang công
- Giờ công chuẩn của ngày bằng tổng độ dài chuẩn các ca được xếp trong ngày. Ngày không có ca dùng mức 8 giờ.
- Công thường của ngày bằng giờ làm thực tế chia cho giờ công chuẩn của ngày, tối đa 1 công.
- Công tăng ca bằng giờ làm thêm đã duyệt chia cho giờ công chuẩn của ngày, ghi riêng.
Ví dụ: ngày có một ca 8 giờ chuẩn, làm 6 giờ → 0,75 công; có thêm 2 giờ làm thêm đã duyệt → 0,25 công tăng ca.
#Nghỉ phép và nghỉ lễ
- Ngày có đơn nghỉ đã duyệt được ghi là nghỉ phép. Nghỉ cả ngày ký hiệu P, nghỉ nửa ngày ký hiệu P/2.
- Ngày lễ ký hiệu L. Nếu một ngày vừa là ngày lễ vừa có đơn nghỉ, ngày đó được tính là nghỉ phép.
- Nếu nhân viên vẫn đi làm một phần trong ngày nghỉ hoặc ngày lễ, giờ công thực tế của phần đi làm vẫn được tính.
- Khi đơn nghỉ được duyệt, hệ thống trừ số ngày phép và tính lại bảng công của các ngày trong đơn. Khi đơn bị huỷ duyệt, phép được hoàn lại và bảng công được tính lại.
- Giờ ra ngoài đã được duyệt bị trừ khỏi giờ công của ngày đó.
- Nghỉ có lương hay không, và ngày lễ có được trả lương hay không, theo thiết lập loại nghỉ và ngày lễ của công ty.
#Các cột tổng hợp trên bảng công xuất ra
Khi xuất Excel từ , tệp có bốn trang: Bảng Chấm Công (giờ vào, ra từng ngày), Bảng chấm công theo giờ, Bảng chấm công theo công và Danh sách theo lịch làm việc. Trang theo công có các cột:
| Cột | Cách tính |
|---|---|
| T / TC | Công thường / công tăng ca của từng ngày |
| Công ngày làm việc | Tổng công thường trong kỳ |
| Công lễ | Tổng công của các ngày lễ có lương |
| Nghỉ phép | Tổng số ngày nghỉ có lương (nửa ngày tính 0,5) |
| Tổng công | Công ngày làm việc + Công lễ + Nghỉ phép |
| Công ngày CN | Phần công thường làm vào Chủ nhật |
Trang theo giờ có các cột Tổng giờ làm việc, Số giờ làm việc thực tế, Giờ nghỉ phép có lương, Giờ làm việc thường, Giờ làm việc tăng ca, Giờ làm việc tính lương.
#Phép năm được cộng thế nào
Với mỗi loại nghỉ có số ngày phép trong năm, hệ thống tự cộng phép hằng tháng:
- Mỗi tháng cộng số ngày phép/năm chia 12, vào ngày cộng phép do công ty thiết lập (có thể là ngày cuối tháng).
- Tổng phép đã cộng không vượt mức tối đa của năm.
- Nếu loại nghỉ có hạn bảo lưu phép năm cũ (ví dụ 31/03), phép năm cũ chưa dùng hết bị xoá sau hạn này và phép năm mới bắt đầu cộng từ tháng kế tiếp.
Số ngày phép/năm, ngày cộng phép và hạn bảo lưu theo quy định của công ty, được thiết lập tại và .
#Tháng đã chốt công
Khi một tháng đã được chốt công, hệ thống không cho ghi hoặc sửa giờ công của tháng đó nữa, kể cả qua yêu cầu sửa giờ, nhập tệp hay huỷ duyệt đơn. Hãy hoàn tất mọi yêu cầu trước khi bộ phận nhân sự chốt công.