Trạng thái chấm công
Ý nghĩa từng trạng thái trên bảng chấm công và cách hệ thống xác định trạng thái cho mỗi ca.
Mỗi ô trên là một ca làm việc của một nhân viên trong một ngày. Màu và nhãn của ô cho biết trạng thái của ca đó. Hệ thống tự xác định trạng thái từ lịch làm việc đã đăng ký, giờ chấm vào, giờ chấm ra, đơn từ đã duyệt và ngày lễ.
#Bảng trạng thái
| Trạng thái | Ý nghĩa | Nhóm màu |
|---|---|---|
| Đúng giờ | Có đủ giờ vào và giờ ra, không đi muộn và không về sớm | Xanh lá |
| Nghỉ lễ | Ngày được khai báo là ngày lễ | Xanh lá |
| Đã chỉnh sửa | Giờ công đã được người có quyền sửa tay, hoặc được điều chỉnh qua yêu cầu sửa giờ đã duyệt | Xanh lá |
| Đến muộn / về sớm | Có đủ giờ vào và ra, nhưng vào sau giờ bắt đầu ca hoặc ra trước giờ kết thúc ca | Cam |
| Quên check-in | Ca đang diễn ra trong hôm nay mà chưa có giờ vào | Đỏ |
| Quên check-out (QCO) | Có giờ vào nhưng không có giờ ra sau khi ca đã kết thúc | Đỏ |
| Quên chấm công | Ca đã qua mà không có lượt chấm nào | Đỏ |
| Đã xin nghỉ | Ngày nằm trong đơn xin nghỉ đã được duyệt | Vàng |
| Chưa đăng ký ca | Ngày không có ca nào trong lịch làm việc | Xám |
| Đang trong ca | Hôm nay đã chấm vào, ca chưa kết thúc | Xanh dương |
| Chưa đến giờ | Ca của hôm nay chưa bắt đầu, hoặc ca ở ngày tương lai | Xanh dương |
| Tăng ca | Giờ làm việc bổ sung (làm thêm giờ) đã được duyệt | Xanh nhạt |
Chú thích dưới bảng chấm công gom các trạng thái thành nhóm: “Đúng giờ / Nghỉ lễ / Đã sửa giờ công”, “Đi muộn / về sớm”, “Quên checkin / Quên checkout”, “Đã xin nghỉ”, “Chưa đăng ký ca”, “Đang trong ca / Chưa đến giờ làm”, “Tăng ca”.
#Hệ thống xác định trạng thái thế nào
Hệ thống xét lần lượt các câu hỏi sau cho mỗi ca:
- Ngày này có đơn nghỉ đã duyệt không? Có → Đã xin nghỉ.
- Ngày này là ngày lễ không? Có → Nghỉ lễ.
- Có ca nào được đăng ký không? Không → Chưa đăng ký ca.
- Giờ công đã được sửa tay hoặc điều chỉnh qua yêu cầu đã duyệt? Có → Đã chỉnh sửa. Trạng thái này được giữ nguyên, hệ thống không tính lại.
- Có giờ vào và giờ ra không?
- Có cả hai → so với giờ ca để ra Đúng giờ hoặc Đến muộn / về sớm.
- Chỉ có giờ vào → Đang trong ca nếu ca hôm nay chưa kết thúc; Quên check-out nếu ca đã kết thúc hoặc ngày đã qua.
- Không có lượt nào → Chưa đến giờ trước giờ bắt đầu ca; Quên check-in trong lúc ca đang diễn ra; Quên chấm công khi ca đã kết thúc hoặc ngày đã qua.
#Đúng giờ hay đến muộn / về sớm
- Đi muộn: giờ vào sau giờ bắt đầu ca. Hệ thống làm tròn tới phút, nên vào trong phút đầu tiên của ca vẫn tính là đúng giờ.
- Về sớm: giờ ra trước giờ kết thúc ca.
- Nếu ca có giờ nghỉ trưa, thời gian nghỉ trưa không bị tính vào số giờ đi muộn hay về sớm.
- Nếu giờ vào và giờ ra không trùng với khung ca nào, ô được đánh dấu Đến muộn / về sớm để người quản lý kiểm tra.
Muốn được miễn tính đi muộn hoặc về sớm, nhân viên gửi đơn Xin đi muộn hoặc Xin về sớm. Xem Đơn từ và nghỉ phép. Mức xử lý vi phạm (nhắc nhở, biên bản, phạt) theo quy định của công ty.
#Ngày có nhiều ca
Khi một ngày có từ hai ca trở lên, hệ thống xét riêng từng ca. Ví dụ ca sáng chấm đủ vào và ra, ca chiều chỉ có giờ vào: ca sáng vẫn được tính công, ca chiều bị đánh dấu quên check-out.
Nếu nhân viên quên chấm ra ở ca trước và chấm ở đầu ca sau, hệ thống có một khoảng chờ (mặc định 1 giờ sau giờ kết thúc ca trước, do quản trị viên thiết lập). Lượt chấm rơi trong khoảng chờ được tính là vừa ra ca trước vừa vào ca sau. Lượt chấm muộn hơn khoảng chờ chỉ được tính là vào ca sau, còn ca trước bị đánh dấu quên check-out.
#Trạng thái và giờ công
Trạng thái chỉ cho biết tình hình chấm công. Số giờ công của ca được tính riêng, xem Cách tính công. Riêng ca Quên check-out được tính 0 giờ cho tới khi yêu cầu sửa giờ được duyệt. Xem Quy tắc quên chấm ra.