MORA HRMTrung tâm trợ giúp

Vòng đời đơn từ và duyệt nhiều cấp

Một đơn chấm công đi qua những trạng thái nào, ai là người duyệt, duyệt nhiều cấp hoạt động ra sao và điều gì xảy ra khi duyệt, từ chối hoặc huỷ duyệt.

Quy tắc trong trang này áp dụng cho các đơn trong nhóm Chấm công: xin nghỉ, đi muộn, về sớm, ra ngoài, giờ làm việc bổ sung, sửa giờ chấm công, nhờ làm thay, xoay ca.

#Các trạng thái

Trạng tháiCó thể làm gì tiếp
Chờ duyệtNgười gửi sửa, huỷ hoặc xoá đơn. Người duyệt duyệt hoặc từ chối
Đã duyệtNgười duyệt có thể Hủy duyệt để đưa đơn về Chờ duyệt
Từ chốiĐơn kết thúc. Nếu cần, gửi đơn mới
Đã hủyĐơn kết thúc

Chỉ đơn đang chờ duyệt mới sửa được

Đơn đã duyệt, đã từ chối hoặc đã huỷ là dữ liệu chốt. Người gửi chỉ sửa, huỷ hoặc xoá được đơn ở trạng thái Chờ duyệt.

#Ai là người duyệt

Người duyệt được xác định theo quy trình phê duyệt mà quản trị viên thiết lập cho từng loại đơn và từng nơi làm việc tại HRMChấm côngCài đặtQuy trình phê duyệt. Mỗi bước duyệt chọn một trong các kiểu:

Kiểu người duyệtHệ thống gán
Trưởng phòng / Trưởng bộ phậnTrưởng phòng của người tạo đơn
Quản lý trực tiếpQuản lý trực tiếp ghi trên hồ sơ người tạo đơn
Nhân viên cụ thểNgười được chọn cố định
Người tạo đơn tự chọn người phê duyệtNgười gửi tự chọn khi tạo đơn

Nếu chưa có quy trình cho loại đơn và nơi làm việc của bạn, đơn được gửi tới quản trị viên.

Hồ sơ cần đủ thông tin quản lý

Kiểu “Trưởng phòng” và “Quản lý trực tiếp” chỉ hoạt động khi phòng ban có trưởng phòng và hồ sơ nhân viên có quản lý trực tiếp. Bộ phận nhân sự nên kiểm tra hai thông tin này trước khi áp dụng quy trình.

#Duyệt nhiều cấp

Khi quy trình có từ hai cấp trở lên, đơn được duyệt lần lượt:

  1. Đơn đến người duyệt cấp 1, ví dụ quản lý trực tiếp.
  2. Cấp 1 duyệt → đơn vẫn ở trạng thái Chờ duyệt, chuyển sang người duyệt cấp 2, và cấp 2 nhận thông báo.
  3. Chỉ khi cấp cuối duyệt, đơn mới chuyển sang Đã duyệt và hệ thống mới thực hiện các thay đổi (trừ phép, ghi công, đổi lịch).
  4. Từ chối ở bất kỳ cấp nào đều kết thúc đơn.

Quy tắc kèm theo:

  • Ở một cấp chưa phải cấp cuối, chỉ người duyệt của cấp đó được duyệt. Người có quyền “duyệt tất cả” cũng không bỏ qua được cấp quản lý.
  • Nếu người gửi đơn chính là người duyệt của một cấp (ví dụ trưởng phòng gửi đơn của mình), cấp đó được bỏ qua.
  • Hai cấp liền nhau trùng người duyệt được gộp làm một.
  • Quy trình một cấp hoạt động như trước: người duyệt đầu tiên duyệt là xong.

Thiết lập nhiều cấp trên màn hình cài đặt

Hệ thống đã xử lý được quy trình nhiều cấp, nhưng màn hình Cài đặtQuy trình phê duyệt hiện chỉ cho thiết lập một bước duyệt. Việc thêm cấp duyệt ngay trên màn hình đang được phát triển. Cần quy trình nhiều cấp, hãy liên hệ quản trị viên hệ thống.

#Không ai tự duyệt đơn của mình

  • Người gửi đơn không duyệt được đơn của chính mình, kể cả khi là quản trị viên, nhân sự hoặc người duyệt được chỉ định.
  • Ngoại lệ duy nhất: khi không còn ai khác có thể duyệt (mọi quản trị viên và người duyệt khác đã nghỉ việc), hệ thống cho phép và ghi cảnh báo.
  • Người không phải quản trị viên không đặt được chính mình làm người duyệt cố định trong quy trình phê duyệt.
  • Từ chối đơn của chính mình (tương đương rút đơn) thì được phép.

#Điều gì xảy ra khi duyệt

Loại đơnKhi được duyệt
Xin nghỉ ngàyTrừ số ngày phép, ghi ngày nghỉ trên bảng chấm công. Nếu không đủ phép, hệ thống từ chối thao tác duyệt và báo số phép còn lại
Xin phép ra ngoàiGiờ ra ngoài được trừ khỏi giờ công của ngày đó
Đi muộn, về sớmGhi nhận là có phép trong thống kê vi phạm
Giờ làm việc bổ sungGhi giờ làm bù hoặc tăng ca theo kiểu tính lương người duyệt chọn
Sửa giờ chấm côngCập nhật giờ vào, giờ ra; ngày chuyển sang Đã chỉnh sửa
Nhờ làm thay, xoay caCập nhật lịch làm việc

#Hủy duyệt

Người đã duyệt, người duyệt được chỉ định hoặc bộ phận nhân sự có thể Hủy duyệt một đơn đã duyệt. Khi đó:

  • đơn quay về Chờ duyệt;
  • số ngày phép đã trừ được hoàn lại;
  • bảng công các ngày liên quan được tính lại từ lượt chấm thực tế; ngày đã sửa tay giữ nguyên;
  • với nhờ làm thay và xoay ca, lịch làm việc được trả về như trước, trừ khi lịch đã bị sửa sau khi duyệt;
  • nhân viên không nhận thông báo.

Không huỷ duyệt được nếu tháng của đơn đã chốt công.

#Thông báo

  • Người duyệt nhận thông báo khi có đơn mới cần duyệt, kể cả khi đơn chuyển tới cấp của mình.
  • Người gửi nhận thông báo khi đơn được duyệt hoặc bị từ chối.
  • Mục Chấm côngYêu cầu chờ duyệt trên menu có huy hiệu số đơn đang chờ, tự cập nhật mỗi phút.

Cập nhật lần cuối: